CAMBIO DE OFICINA: EL EMPLEADO ES EL FOCO por ifma-spain

Nuestro trabajo consiste en buscar cómo hacerlo para tener una oficina que cumpla con las expectativas y con los estándares.

Me gustaría desarrollar un poco este punto puesto que recientemente me he enfrentado a una situación similar y, después de darle muchas vueltas y buscar muchas opciones, puedo decir que me siento satisfecha con los resultados.

Para mí, y para casi todos imagino, hay cosas a las que no se debe renunciar cuando diseñamos un espacio de trabajo, siendo en todos los casos el empleado el centro del análisis:

•  Mobiliario ergonómico
•  Luz natural en la medida que sea posible
•  Plantas / zonas verdes
•  Espacios para reuniones (tanto formales como informales)
•  Zonas de “esparcimiento”
  Todos los puntos parecen muy obvios, pero en ocasiones nos olvidamos de algunos de ellos, bien porque nos falta espacio o presupuesto. Tenemos que intentarlo.

Un par de ejemplos sencillos:

Crear zonas verdes que hagan sentirse en contacto con la naturaleza: un vinilo con bosque de bambúes en el office cambió totalmente la percepción del espacio.

Por supuesto no hay que olvidarse de plantas naturales en distintas zonas de la oficina (no hace falta que sean muy grandes, las plantas crecen, y eso nos ayuda a reducir bastante el coste).

En cuanto a zonas de esparcimiento, además de poner sofás y sillones, se compraron unos balones de pilates. También se podían haber puesto unos taburetes o unos pufs, pero el criterio fue que, de forma sencilla, se puede mejorar, aunque sólo a ratitos, la corrección postural.

Minimizar distracciones y sus efectos en el negocio

Hay que conseguir que los cambios no afecten negativamente a la marcha de la empresa. Además de las comunicaciones que hemos comentado en la planificación, el momento de la mudanza tiene que ser también minuciosamente estudiado.

Cuando hablamos de grandes empresas es cierto que se complica más. Debemos evitar horas de embalaje y desembalaje, y “horas muertas” en las que los empleados no puedan estar ni en las antiguas instalaciones ni en las nuevas. Se pueden hacer traslados escalonados gestionando muy bien las necesidades de los departamentos. Cada caso es diferente.

La satisfacción del empleado tiene que estar entre nuestras prioridades.

Si al final los empleados están incómodos y descontentos, nuestro trabajo no habrá conseguido el fin propuesto.

El compromiso de los empleados y de los líderes es vital para llevar a buen término cualquier iniciativa. Durante todo el proceso hay que tener presente a los empleados, las necesidades generales y las particulares. Incluso la fecha de la mudanza puede no ser la adecuada para algunos, bien por temas laborales o personales, y tenemos que ser capaces de gestionar también los casos individuales.

Las personas necesitamos saber que somos escuchados y que nuestra opinión cuenta. Las encuestas son importantes para conocer anónimamente el sentir y la percepción final de los empleados. Eso sí, la información obtenida hay que analizarla y estudiar los posibles puntos de mejora.

Tampoco debemos olvidar el agradecer a los empleados su flexibilidad y apoyo durante el proyecto.

Los cambios producen intranquilidad por lo desconocido, aunque pensemos que es para mejor. Por eso debemos ponernos en el lugar de los “afectados”, nosotros como Facility Managers estamos viendo los avances y es “nuestro” proyecto, con lo que lo vemos de forma muy diferente.

Maite Andrés

Comisión Research

IFMA España